Steelcase plantea las claves para crear espacios de trabajo estimulantes para innovar

Steelcase ha investigado cómo el diseño y el uso del espacio de trabajo puede propiciar y fortalecer la innovación de una empresa, estableciendo ocho modelos de innovación en el seno de las empresas y los espacios de trabajo apropiados para cada uno de ellos.

Para ir más allá de la supervivencia y, de hecho, prosperar, las organizaciones líderes saben que la innovación es el camino para impulsar el potencial de una organización y orientarla hacia el crecimiento. De hecho, el 82% de las empresas considera que su estrategia empresarial está ligada a la innovación, según se desprende de un estudio realizado por la compañía Steelcase y la empresa CoreNet Global. Más de la mitad de los encuestados (55%) coinciden en señalar en que lo idóneo es juntar equipos formados por personas de diferentes disciplinas para trabajar en proyectos innovadores, sin embargo, el 65% de las empresas no dispone de espacios de trabajo colaborativos, considerados como el paso inicial para la innovación.

Según las conclusiones del estudio realizado a través de una encuesta a más de 200 agentes inmobiliarios, así como arquitectos, diseñadores y empresas de todo el mundo, un espacio de trabajo adecuado puede ayudar a las personas a colaborar, compartir conocimiento, aprender juntos, construir una red social de interacciones de confianza que son tan esenciales para los retos actuales. “Tener un espacio apropiado puede tanto inspirar como facilitar la innovación”, asevera Alejandro Pociña, presidente de Steelcase.

El estudio realizado por Steelcase ha identificado ocho modelos de innovación en las empresas y los espacios de trabajo más adecuados para que se lleve a cabo esta innovación con éxito.

Modelo de Mercado In-house

Este modelo es altamente centralizado, su cultura de innovar y el concepto de desarrollo están en gran medida dentro de la organización. Hay una gran capacidad para crear nuevas ideas y cada equipo y cada persona son responsables de la innovación.

Un espacio que funciona: es importante crear vecindarios donde los equipos puedan colaborar y compartir sus ideas. Un área centralizada para proyectos permite colgar las ideas en las paredes u otras superficies verticales para que se puedan visualizar fácilmente. Las áreas privadas facilitan la discusión y espacios para brainstorming sin interrupciones. El café es un momento en el que se puede charlar libremente, y sirve tanto para unir equipos como para atraer a otras personas y que aporten también sus ideas.

Modelo compartido In-house

En este modelo de recursos compartidos, los miembros de grupos altamente especializados se reúnen cuando es necesario. Los miembros del equipo pueden contar con la ayuda de otro miembro rápidamente gracias a la proximidad, y el espacio facilita que se comparta la cultura entre los grupos. Este es el modelo que utiliza Steelcase para llevar a cabo las investigaciones en los equipos de WorkSpace Futures junto con los equipos de desarrollo de productos y servicios.

Un espacio que funciona: cada equipo tiene un espacio donde puede compartir la información. Los espacios privados para cada equipo les permiten proponer nuevas ideas que no propondrían en otros entornos y trabajar en prototipos sin distracciones. Las áreas de proyecto cerradas deben ser flexibles para que el equipo sea más o menos numeroso en función de la necesidad. Los espacios de trabajo individuales están en la periferia de estas áreas.

Modelo centrado In-house

Este modelo de innovación le da todo el poder a un grupo específico que se convierte en el responsable de la innovación de toda la empresa. La clínica Mayo, con su programa de innovación SPARC (primero en el mundo) es un ejemplo de este modelo donde el proceso de innovación es distintivo pero integrado en la cultura total.

Un espacio que funciona: el equipo necesita un espacio para trabajar con un oasis en el centro donde puedan relajarse y charlar. Los espacios de proyectos están también unidos a este oasis, que debe ser lo suficientemente grande como para compartir ideas y prototipos entre los miembros. Un espacio para prototipos facilita mostrar las ideas al resto de la organización y testarlas.

Modelo Off-site

Para algunas organizaciones es mejor buscar la innovación fuera de sus oficinas. En este modelo, los equipos desarrollan los prototipos y validan las iniciativas en un centro remoto. Boeing utilizó este modelo para desarrollar su jet 787 Dreamliner, que se vendió íntegramente hasta 2012.

Un espacio que funciona: estar en contacto con la central es fundamental para un equipo externo, así que las videoconferencias son esencialmente importantes. Es necesario contar con espacios privados y de reunión de los equipos. También espacios donde surge la innovación: laboratorios, espacios para proyectos y zonas para los prototipos, a la vez que puestos de trabajo para los miembros móviles.

Modelo de partner

Algunas veces compartir los recursos es la manera más rápida de obtener un buen resultado. Ya sea con alianzas a largo o corto plazo, las organizaciones pueden aprovecharse de las competencias comunes, acceder a los recursos, transferir conocimientos y compartir el riesgo y el coste. Por esto, Apple y Nike se unieron para crear la zapatilla Moire que incluye un sensor que funciona con un iPod que da información verbal sobre la distancia y la velocidad, así como música.

Un espacio que funciona: en este modelo, cada partner tiene su propio espacio, y lo comparten física o virtualmente. La colaboración sucede en espacios compartidos y después cada equipo se vuelve a sus oficinas para consultar con sus expertos y trabajar en laboratorios especializados hasta que se deban reunir de nuevo.

Modelo de consultoría

Expertos que van a una organización cuando se les necesita. Llevan con ellos toda la experiencia y los conocimientos necesarios y suelen dejar, una vez que han terminado, la educación y los procesos de innovación para que la organización haga uso de ellos. Procter and Gamble ha trabajado con IDEO con este modelo.

Un espacio que funciona: puede que tengan culturas muy diferentes, pero comparten un espacio que les permite compartir información y así mejorar los procesos. Normalmente se reúnen en la empresa externa. Ahí es donde se comparten las ideas y se hacen pruebas con los prototipos. Debe contar con zonas de proyecto, espacios sociales y áreas con los recursos necesarios. Mientras, cada empresa cuenta con su zona de trabajo con su propia cultura y entorno.

Modelo de Network

“Si lo construyes, vendrán” es la actitud detrás de este modelo en el que se invita a personas a traer sus ideas, uniéndose a una red que normalmente incluye instituciones, empresas o miembros aislados. El proceso es aleatorio para permitir una gran variedad de perspectivas y obtener un resultado inesperado de las personas que contribuyen en el proceso de manera voluntaria. La página web de Lego, Lego’s Design by Me, sigue este modelo, y es de donde obtiene algunas de sus mejores ideas.

Un espacio que funciona: diversos espacios (online o físico) que permiten a las personas juntarse y compartir información que se recopila en la organización para explorar en mayor profundidad.

Modelo de comunidad

Se utiliza cuando es necesario obtener un resultado rápido. Una red autónoma de personas se reúne para contribuir con sus ideas y resolver una necesidad rápidamente. La ventaja es la cantidad de perspectivas que se obtienen, que son independientes a la organización.

Un espacio que funciona: aunque es muy dependiente de la tecnología, este modelo se puede beneficiar de los espacios que reúnen a personas allí donde quieren trabajar. Por medio de reservas o espacios para miembros, como el coworking. Estos espacios están siendo analizados y se ha descubierto que son un valor adicional al espacio de trabajo individual o las salas de reuniones. Una zona para mostrar la información en paredes o de forma vertical, es otra manera de hacer de un espacio algo más impersonal y más colaborativo.

CLAVES PARA CREAR ESPACIOS DE TRABAJO ESTIMULANTES PARA INNOVAR

Flexibilizar el espacio

• Crear un espacio con elementos fijos y móviles, por ejemplo, paredes semi permanentes con paneles movibles.
• Crear un espacio flexible para grupos pequeños y grandes
• Utilizar mobiliario configurable y móvil
• Conseguir la privacidad necesaria para realizar audio y videoconferencias

Diseñar un espacio inspirador

• Un espacio con abundante luz natural y buenas vistas
• Incluir elementos naturales en la decoración
• Utilizar el color en función de la necesidad de estimular o relajar
• Diseñar espacios confortables para las relaciones informales
• Permitir la utilización de objetos que soporten la cultura de la empresa y la individual

Establecer un espacio colaborativo

• Posicionar los espacios de trabajo individual alrededor de los de grupo para maximizar la visibilidad
• Crear áreas de grupo para reuniones de brainstorming y puntos de información informal
• Planificar un amplio contenido digital y facilitar la colaboración a través del ordenador para involucrar a los equipos virtuales que se encuentran en otras localizaciones.
• Facilitar la posibilidad de mostrar la información verticalmente con pizarras, superficies donde se puede pegar o proyectar, etc.

Hacer del espacio una herramienta más

• Considerar las paredes como espacios para mostrar información
• Hacer que los espacios de almacenaje sean accesibles para todo el grupo
• Considerar los elementos para almacenar tanto para guardar materiales como para definir espacios
• Proveer de la infraestructura necesaria para acceder a las tecnologías

Hacer del espacio un reflejo de la cultura y la marca

• Crear zonas donde se puedan mostrar los productos y los logros colectivos para fomentar el orgullo de marca y la capacidad de asumir riesgos.
• Permitir la personalización dentro de los equipos para que se identifiquen y se sientan parte de ellos.
• Reforzar la cultura de la marca con el diseño del espacio, reconociendo que lo que funciona para una organización no tiene por qué funcionar para otra.

Crear un espacio social

• Colocar las zonas de colaboración casual cerca de las áreas de trabajo para que sea fácil tomar algún descanso e intercambiar impresiones con los compañeros.
• Facilitar espacios para relajarse y poder charlar; mesas para el café, sillones, etc.
• Crear espacios de bienvenida para los visitantes con vistas al espacio y al proceso de trabajo.
• Facilitar el acceso a la comida y bebida

Fuente: AF Steelcase

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